Was Unternehmen beachten sollten - OSTechnik (2024)

18. September 2024

Redaktion

„Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes und stellt einen wesentlichen Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar“, sagt Mario Schnurr, Diplom-Betriebswirt (BA) und Steuerberater bei Schultze & Braun. „Ziel der E-Rechnung, die auf die europäische Norm EN 16931 zurückgeht, ist es, den Rechnungsprozess zu modernisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.“

Hintergrund für die Änderung bei der Rechnungsstellung ist aber auch die geplante Einführung eines zunächst nationalen und dann EU-weiten elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems. Dieses soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden, die Digitalisierung der Rechnungen ist also nur der erste Schritt dorthin.

„Ein wichtiger Punkt ist, dass die E-Rechnung nicht einfach nur ein PDF-Dokument der Papierrechnung ist, wie es schon jetzt von immer mehr Unternehmen ausgestellt und an Kunden etwa per E-Mail versandt wird“, sagt Schnurr. „Die E-Rechnung ist vielmehr eine Rechnung in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format, das elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden kann.“

Ebenfalls wichtig: Vorgabe ist, dass der Datensatz der E-Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden kann. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die Norm EN 16931 EU-weit einheitlich festgelegt.

„Ein Unternehmen muss bereits ab dem kommenden Jahr empfangsbereit für Eingangsrechnungen im neuen Format der E-Rechnung sein und perspektivisch auch E-Rechnungen ausstellen, wenn es gewerbliche Kunden hat“, erläutert Schnurr. „Jedoch hängt der Zeitpunkt, ab dem für ein Unternehmen die Vorschriften der E-Rechnung greifen, von dessen Umsatz ab.“

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind zwei Umsatzgrenzen relevant:

• 800.000 Euro oder weniger Umsatz pro Jahr: Unternehmen, die bei gewerblichen und privaten Kunden 800.000 oder weniger Euro umsetzen, dürfen die PDF-Rechnung beziehungsweise die Rechnung auf Papier übergangsweise noch bis Ende 2027 nutzen. Nach dieser Übergangsphase müssen auch sie dann aber im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umstellen.
• Mehr als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr: Unternehmen, die im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz machen, müssen aber bereits ab dem Jahreswechsel 2026/2027 bereit für die Ausstellung von E-Rechnungen sein und sollten die Umstellung daher möglichst rechtzeitig angehen.

Bei der Vorbereitung und die Umstellung auf die E-Rechnung sollten Unternehmen jedoch auch die Aufbewahrungsfristen im Blick haben: Wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens zehn Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde. „Trotz der Änderungen durch das Wachstumschancengesetz gelten immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten. Die E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter jederzeit darauf zugreifen kann“, sagt Schnurr.

Gerade mit dem Blick auf die Besonderheiten ist unbestritten, dass die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst einiges an Aufwand erzeugt, so Schultze & Braun. Unternehmen sollten sie daher zeitnah angehen, um zum Start 2025 bereit für die E-Rechnung zu sein. Denn die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordere sowohl Zeit als auch Know-how inklusive der Schulung von Mitarbeitenden – etwa durch Softwarepartner, Steuerberater oder Verbände.

Schultze & Braun rät, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten und gibt dazu folgende Tipps:

• Technische Infrastruktur prüfen und anpassen: Es muss sichergestellt werden, dass die IT-Infrastruktur den Anforderungen der E-Rechnung entspricht. Dies umfasst die Fähigkeit, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.
• Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten im Umgang mit der neuen Technologie und den dazugehörigen Prozessen entsprechend geschult werden. Dies ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den Übergang so effizient wie möglich zu gestalten.
• Kooperation mit Experten: Experten, die über die notwendige Erfahrung und Fachkenntnis verfügen, können zurate gezogen werden, um bei der Umstellung auf die E-Rechnung Unterstützung zu erhalten. Dies kann die Implementierung und Integration der neuen Systeme erheblich erleichtern.
• Testphasen einplanen: Es sollten Testphasen durchgeführt werden, um die neuen Prozesse und Systeme auf ihre Funktionsfähigkeit und Effizienz zu überprüfen. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) stellt in seinem Mitgliederbereich eine Praxishilfe sowie eine Argumentationshilfe zur Einführung von elektronischen Rechnungen in Handwerksbetrieben zur Verfügung (Login erforderlich). Er weist darauf hin, dass von der E-Rechnungsverpflichtung auch Handwerksorganisationen betroffen sein können, sofern sie einen unternehmerischen Bereich haben.

Der ZDH setzt sich für ein mittelstandfreundliches, lesbares (hybrides) Rechnungsformat ein, dass für alle Handwerkskunden gleichermaßen genutzt werden kann, und fordert darüber hinaus eine kostenfreie, staatliche Rechnungssoftware. Wie der ZDH berichtet, hat der Deutsche Bundestag in seinem Protokoll zum Beschluss des Gesetzes die Bundesregierung dazu aufgefordert, eine solche Software bereits zum 1. Januar 2025 bereitzustellen. Weitere Infos vom ZDH finden Sie hier.

Quellen: Schultze & Braun, ZDH

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